Na konci pracovního dne za sebou můžete mít pár hotových projektů, několik porad i plnou schránku vyřízených zpráv, a přesto odcházet s pocitem, že jste to nejdůležitější nedokončili. Ne vždy je ale na vině špatná organizace. Možná vám jen chyběl klid a ničím nerušený čas na úkoly, které vyžadují hlubší soustředění.
Právě schopnost soustředit se bývá při hodnocení produktivity poněkud opomíjená. Odpracované hodiny se počítají snadno, kvalita pozornosti už podstatně hůř. Výzkumy přitom ukazují, že mezi časem stráveným prací a dobou, kdy dokážeme podávat nejvyšší výkon, je podstatný rozdíl.
Pracovní den nemá od začátku do konce stejnou intenzitu. Některé úkoly vyžadují plnou koncentraci, jiné stojí spíš na komunikaci, organizaci nebo rutinním rozhodování. Všechny mohou být důležité, z hlediska mentální náročnosti ale představují odlišný typ činnosti. Představa osmi hodin nepřetržitého nasazení proto neodpovídá tomu, jak pozornost opravdu funguje.
Přesný počet hodin, po které lze podávat nejvyšší mentální výkon, určit nelze. Záleží na povaze úkolů, prostředí i aktuální kondici. Pokud se vám v některých částech dne daří lépe než v jiných, nemusí to být známka nedostatku disciplíny. Schopnost udržet pozornost přirozeně kolísá a s ní se mění i to, jak náročné činnosti lze zvládnout bez zbytečného vyčerpání.
Soustředění neoslabuje jen únava. Výraznou část mentální energie spotřebovává také časté přecházení od jednoho úkolu k druhému. Pokaždé je nutné znovu se zorientovat, vybavit si souvislosti a navázat tam, kde práce skončila. Jednotlivá vyrušení mohou působit zanedbatelně, během dne se však jejich dopad postupně sčítá.
Výzkum z roku 2008 vedený profesorkou informatiky Glorií Mark z University of California ukázal, že lidé při přerušované práci dokončovali úkoly rychleji a bez zhoršení kvality. Vyšší tempo však mělo svou daň: účastníci uváděli větší stres, frustraci, časový tlak i mentální námahu. Vyrušování tedy nemusí práci na první pohled zpomalit, může ale výrazně zvýšit zátěž, s níž ji člověk zvládá.
Neustálá dostupnost, rychlé reakce a kalendář zaplněný schůzkami snadno vytvoří dojem vysokého pracovního nasazení. Činnosti, které vyžadují hlubší soustředění, jsou ale obvykle mnohem méně viditelné. Potřebují klid a delší čas, než se jejich výsledek projeví. I proto se množství aktivity tak snadno zamění za skutečný posun.
Pracovní prostředí tento rozdíl někdy ještě zvýrazňuje. Okamžitou odpověď nebo účast na poradě lze snadno zaznamenat, zatímco promyšlené řešení, příprava strategie či kvalitní rozhodnutí se měří podstatně hůř. Produktivní den proto nemusí být ten, během něhož jste toho zvládli nejvíc, ale kdy jste posunuli práci, která měla největší význam.
Řešením není snažit se udržet pozornost co nejdéle, ale počítat s tím, že soustředění i energie během dne kolísají. Podle toho je pak vhodné práci rozvrhnout. Náročnější úkoly si naplánujte na dobu, kdy se vám přemýšlí nejlépe, zatímco komunikaci a běžnou agendu klidně odložte na později.
Důležitou součástí pracovního rytmu jsou také přestávky. Jeden univerzální poměr mezi prací a odpočinkem sice neexistuje, krátké pauzy ale pomáhají zmírnit únavu a obnovit energii. Ke stejnému závěru došla i studie publikovaná v roce 2022 v odborném časopise PLOS ONE. Její autoři však zároveň upozornili, že se vliv mikropřestávek na pracovní výkon liší podle typu úkolu a u náročnějších činností záleží také na délce pauzy.
Smyslem proto není zaplnit celý den stejně náročnou prací, ale dobře využít chvíle, kdy je pozornost nejsilnější. Ostatní úkoly mohou přijít na řadu později, aniž by to znamenalo slabší pracovní tempo. Produktivní den nemusí být nejdelší ani nejintenzivnější, pokud se podaří věnovat nejdůležitější práci dostatek soustředění.
Beauty a self-care redaktorka vyhledávající (a bořící) mýty kolem krásy a zdravého životního stylu si při psaní ráda zdokonaluje i vlastní pečující rutinu, která je pro ni stejně důležitá jako šálek dobré kávy.
10 citátů o lásce
Proč je prosinec ideální měsíc na životní reset
Bělehradská 29, bydlení i klid uprostřed města