Jak zvládat víc věcí najednou a nevyhořet

Málokdo si dnes může dovolit ten luxus, kdy věnuje všechnu svoji energii i pozornost jen jediné věci.

Foto: Shutterstock

Pokud pracujete na několika projektech, zakázkách, nebo pro více klientů najednou, je dobré mít několik zásad a ty dodržovat, jinak se z toho zblázníte, začnete být pod obrovským tlakem a budete dělat chyby.

Netušíte, o čem je řeč, a co by vám mohlo pomoct utřídit si všechny úkoly a na nic nezapomínat? Spolu s odborníkem na digitální technologie Ondřejem Váchou jsme dali dohromady seznam pěti praktických rad, které vám udělají pořádek v hlavě.

1 Všechno si evidujte

Při větším počtu klientů je důležité si zapisovat všechny kroky, nebo alespoň ty zásadní, ve zkratkách, a samozřejmě vůbec nejdůležitější je zapisovat si všechny úkoly a další kroky, které musíte vyplnit.

"Já používám Evernote, kde mám vytvořeno tolik zápisníků, kolik mám klientů. V každém zápisníku mám poznámky se všemi informacemi. Složka každého klienta vždy začíná to do listem, pod ním jsou další zápisky, například z porad, sumář hesel a kontaktů. Už pokročilejším nátrojem je Asana, což je vysloveně plánovací tool na řízení projektů. Struktura zapisování a rozdělení je libovolná," popisuje Ondřej Vácha.

2 Chytře plánujte

Řešit několik věcí najednou nikam nevede. Raději to berte hezky jedno po druhém. Ideální je rozdělit si čas do bloků, z nichž každý bude věnovaný jen jednomu projektu.

"Vše si zapisujte do kalendáře. Rozlišujte aktivity i barevně. Každý klient nebo každý projekt by měl mít svoji barvu, stejně jako sport, hobby či osobní aktivity. Na začátku dne doporučuji přečíst poštu, udělat si sumář úkolů a začít. Maximum bloků je dobré naplánovat předem na celý týden. Mezery mezi nimi pak ten den vyplníte aktivitami, které potřebujete udělat," radí Vácha.

3 Zapněte beast mode

Je to jednoduché, prostě si k práci sednete a pracujete. Žádná prokrastinace, žádné vykecávání v kuchyňce, čtení článků a koukání na sociální sítě. S tím souvisí nastavení pracovního prostředí a dalších nežádaných jevů.

Vypněte si proto notifikace na telefonu i jejich zvuk. Mail kontrolujte jen třikrát denně. "Na mail koukám kolem poledne a potřetí později odpoledne. Výjimečně v důležitých případech, kdy vím, že mi má něco přijít," říká Vácha.

Ten nejjednodušší úkol udělejte vždy jako první, ať se to do list zmenšuje - psychicky to pomáhá. Místo psaní volejte, a když jste unavení, klidně si nejprve dejte dvacetiminutový power nap, a pak už zapněte svoji koncentraci naplno.

Foto: archiv Ondřeje Váchy

4 Nezapomínejte na sebe

I když je práce hodně, nesmíte zapomenout na sebe, jinak brzy vyhoříte. Najděte si čas na sport, koníčky, rodinu a přátele. Všechno to jsou spojené nádoby. Když nefunguje jedna část skládanky, může se kvůli ní zbořit celý život.

Zkuste také do svého života zařadit maximum pohybu. Ale nejen sportu a tréninků. Hodně choďte, běhejte, nebo klidně válejte sudy na louce. Psychika se má tím lépe, čím aktivnější je tělo.

5 Rozumný digitální detox

"Někde baterky dobít musíte a nejlepší cesta je ta do přírody. Toto pravidlo se snažím aplikovat, jak jen to jde. Dejte si závazek, že to uděláte alespoň jednou do měsíce. Je mi jasné, že nikdo nepůjde bez telefonu, ale zkuste na něm utlumit všechny notifikace a použít ho jen na focení," doporučuje Ondřej Vácha.

Pokud nemáte s kým vyrazit, nebo potřebujete od někoho tak trochu nakopnout, Ondřej v létě plánuje víkendové výpravy s průvodcem pro menší skupinky lidí z různých oborů. Prostě víkend pro každého, kdo si myslí, že by si digitální detox zasloužil, a jako bonus u toho potká zajímavé lidi.

Čtěte dál